Hier kunt U het gezipte verslag downloaden van de AV van 08 03 2008

Een tekstbestand van dit verslag kan U aanvragen bij de

Verslag van de algemene ledenvergadering van 8 maart 2008, gehouden om 14 u. in de zaal “Macaco” Antwerpsestwg 237 te St. Amandsberg, Gent.

Aanwezig: Raad van Bestuur: Rita Meurrens, Rita De Swaef, Henk Jongepier en Mitt Donckerwolcke;

Vertegenwoordigde clubs: Homerus (2), Coxhyde (1+ volmacht), Ypsilon Heist (2), Littera (1+ volmacht), Alfabet (1+ volmacht), Chipka (2), Blanco (2), ’t Peirt (1+ volmacht), De Wase (2), Quercus (1+ volmacht), Zeekant (1+ volmacht), Alles Af (1+ volmacht), Vandalen (2), Negenhof (2), Et*Cetera (2), Fair Play (2), Zandloper (2), Klinkers (2).

Enkel vertegenwoordigd door volmacht:  Everna (1),  Heureka (1),  Ypsilon Jette (2), A-Stijger (2), Munster (2),  It (2) .

In totaal zijn er 29 leden aanwezig met 17 volmachten

1.      Welkomstwoord van de voorzitter.

Rita Meurrens legt enkele dingen uit en bedankt de andere bestuursleden, in het bijzonder Henk Jongepier voor de goede samenwerking. Kleine toelichting over de nieuwe commissies, die een belangrijke verlichting van de taak der RvB-leden betekenen. Een extra bedanking voor de leden van deze commissies.

De dagorde van de vergadering wordt herschikt: Taalkwesties zal behandeld worden na de financiële verslaglegging als 4de item en de wijzigingen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement worden naar punt 7 verwezen zodat dit samen met punt 8 kan worden afgewerkt.

Er was slechts een matige belangstelling voor de ALV iets wat de RvB betreurt.  Wellicht is dit een gevolg van de hectiek van  de vorige AV.

2.      Aanvaarding van de nieuwe “werkende” leden.

Alle nieuwe leden aanwezig op de vergadering worden unaniem aanvaard.  Er zijn momenteel 46 stemmen aanwezig, waardoor we nipt geldig kunnen stemmen over de wijzigingen in de Statuten. Vermits we de zaal ten laatste om 18.00 u moeten verlaten zal de spreektijd beperkt of zelfs tot nihil herleid worden.

3.      Financiële verslaglegging.

Er zijn geen bijkomende vragen omtrent de toelichting van de boekhouding die verstrekt werd.  De jaarrekening 2007 wordt unaniem goedgekeurd.

De begroting 2008: Er wordt gevraagd waarom de estimatie van de opbrengst voor de nieuwe SWL zo laag ingeschat wordt. Henk licht toe dat het hier enkel een schatting van de netto winst betreft. De inkoop ervan komt geheel ten laste van 2008, terwijl de verkoop deels ten gunste van 2009 zal komen. De begroting 2008 wordt unaniem aanvaard.

Geen vragen omtrent de tarieven 2008, op deze lijst werd ter verduidelijking het rekeningnummer NTSV toegevoegd.

4.      Taalkwesties. ( agendawijziging aangekondigd in punt 1)

       ·        Verslaglegging door de NTSV-afvaardiging in de OTC.

Bertrand De Bouvere geeft meer informatie over de voorbije werken van de OTC en de toekomstperspectieven. Het verslag werd reeds eerder naar alle effectieve (werkende) leden toegestuurd en zal door Bertrand punt voor punt toegelicht worden.

Bertrand geeft aan dat er nog een vacature is in de OTC, waardoor er te weinig menskracht is om het taalforum te informeren. Ronny Rutten vraagt de mogelijkheid te overwegen om de agenda en verslagen door te sturen naar de taalforumleden, zodat deze mensen op de hoogte blijven van alle werken die uitgevoerd worden en beslissingen die genomen worden. Bertrand zegt dat hij er persoonlijk niets op tegen om dit ook effectief te doen, maar hij zal dit bespreken op de OTC-vergadering van 11 maart.

Er wordt omtrent de Jaarboeken Taal  2007 en 2008 gevraagd of de verbeteringen al onmiddellijk in voege gaan. Men kan de cd-rom zonder problemen installeren daar het heel duidelijk is over welk jaar de verbetering gaat. Door de installatie worden tevens nieuwe woorden, die pas vanaf 01 januari 2009 van kracht zijn, geïntegreerd in de elektronische Van Dale. Er is een mogelijkheid om de woorden te filteren zodat deze nieuwe woorden niet te zien zijn, maar wel de verbeterde woorden die nu al ingevoerd werden  zichtbaar blijven in het woordenboek. De cd-rom moet geactiveerd worden via de site van Van Dale door de activatiecode die zich in het boek bevindt door te geven (dit kan maximaal drie keer). 

Vorig jaar is door verschillende leden (naar aanleiding van een vraag van Stefaan Roels) gevraagd om eenmaal in de SWL opgenomen woorden niet te verwijderen (en soms later weer opnieuw toe te voegen). Ronny Rutten vraagt uit naam van zijn afwezige clubgenoot wat de opvatting van de OTC in deze is ten aanzien van de toegevoegde woorden uit de Jaarboeken Taal. Bertrand laat weten dat de OTC deze woorden zoveel mogelijk in de SWL laten staan, behalve bij wijzigingen ten gevolge van spellingverandering, aanpassing taalregels e.d.

·        Bekrachtiging van het toetreden van Willy Van Laethem tot de OTC

Het mandaat wordt unaniem aanvaard.

·        Bekrachtiging vernieuwd mandaat voor Bertrand De Bouvere en André Bulteel.

De mandaten voor beide kandidaten worden unaniem aanvaard.

·        Het voorstel van ’t Peirt Dendermonde dat vorig jaar niet aan bod kwam wordt nu behandeld. Volgens dit voorstel zouden er in ieder geval lijsten van alle weggevallen en toegevoegde woorden (van 3 tot en met  8 letters) ter beschikking moeten komen, bij voorkeur volgens een bepaalde lay-out en in een bepaald lettertype. Deze lijsten moeten tijdig worden gedistribueerd onder de leden, dat wil zeggen uiterlijk 1 maand vóór het in voege gaan van de nieuwe SWL. Gezien de omvang van deze lijsten zal de OTC één exemplaar per club beschikbaar stellen, zodat elke club zelf voor de nodige kopieën voor de eigen leden kan zorgen. Ook een lijst per woordlengte (4 tot en met 9 letters) zal tegen kostprijs of iets meer worden aangeboden. En verder zal het boekje Kortweg (Q-X-Y-woorden) weer worden gemaakt.  De SWL 2009 en de Retrograde-uitgave worden door Van Dale geleverd. Bertrand De Bouvere vraagt zich de noodzaak af om de papieren lijsten op woordlengte nog langer te vervaardigen daar de meeste clubs al een computer gebruiken tijdens het spel. Rita Meurrens maakt duidelijk aan de hand van steekproeven van de aanwezige effectieve leden, dat dit niet zo vanzelfsprekend is als vermeend. Ook als de computer het laat afweten, moet dit vangnet beschikbaar zijn, zo niet dan kan men in de problemen geraken.

5.      Invulling van de vacatures in de RvB.

Alle bestuursleden hernieuwen hun mandaat, er zijn geen nieuwe kandidaturen en na stemming aanvaardt de ALV unaniem de kandidaturen.

6.      Toelichting bij de kalender van het NTSV-seizoen 2008.

De organisatie van een interclub of kampioenschap wordt in de eerste plaats aangemeld bij de RvB. In samenspraak met de commissie organisatie wordt dan de kalender opgemaakt waar beslist wordt over het toekennen (of bevestigen) van de voorgestelde datum. Vermits de sponsorprijzen – die toegekend worden aan de hand van de voorgelegde kalender – tijdig moeten aangevraagd worden bij de sponsors, kan de RvB bij  laattijdige aanmelding niet garanderen dat er sponsorprijzen beschikbaar kunnen gesteld worden. Rita vraagt met aandrang om de data van de Regionale Kampioenschappen  2008 van Vlaams-Brabant en Nederland zo snel mogelijk over te maken. 

PAUZE voorzien na punt 6: er wordt beslist nog voor de pauze de wijzigingen aan de Statuten te behandelen. Het Huishoudelijk Reglement komt erna.

7.      Wijzigingen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement + door de werkende leden ingediende amendementen of voorstellen.

A.  Statuten: de meeste wijzigingsvoorstellen zijn gekomen naar aanleiding van de adviezen van de Juridische Dienst van de VSDC.

Ø     Art 5 (en verder) Wijziging van de naam ‘werkende’ leden naar ‘effectieve’ leden. Wordt aanvaard met 43 voor en 3 onthoudingen.

Ø     Art 5 a § 1 Wijziging naar VIER leden: UNANIEM aanvaard.

Ø     Art 5 a §2 RvB stelt voorgedragen personen voor: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 5 a §5 Laatste deel van de zin vervalt: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 5 a §6 tweede deel vervalt + § 7 bijvoegen: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 6 § 1 tekstuele wijziging: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 6 § 2 Gedeelte tekst uit HR toevoegen: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 7 punt 7 toevoegen bij bevoegdheden AV: “Uitsluiten van scrabbleclubs”: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 8 § 3 tekstuele wijziging: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 9 § 2 letterlijke tekst uit de Wet opnemen in plaats van verwijzing naar de Wet: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 10 § 2 toevoegen verwijzing naar HR: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 10 § 3 vervalt geheel : UNANIEM aanvaard

Ø     Art 11 § 1 toevoegen van een gedeelte uit het HR en het vervallen van het  driejaarsmandaat van bestuurders: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 11 § 2 deels vervallen ten gevolge van de wijziging in § 1: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 11 § 3 deels vervallen ten gevolge van de wijziging in § 1: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 13 § 2 toevoeging over ontslag mandataris: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 14 § 1 boekjaarwijziging 2004 vervallen: UNANIEM aanvaard

Ø     Art 17 tekstuele aanpassing: UNANIEM aanvaard

Pauze.

B. Wijzigingen aan het Huishoudelijk Reglement met voorstellen en amendementen ingediend door de clubs.

Ø     1.1.1 Middengedeelte schrappen (RvB) en tevens toevoegen (voorstel Littera): “Indien daarentegen het aantal kandidaat-bestuursleden het aantal vrije mandaten overtreft, worden alle bestuurdersmandaten vacant en worden er conform H.R. 1.1.3. verkiezingen georganiseerd”: UNANIEM aanvaard

Ø 1.5. Geheel toevoegen, mits met aanpassing eerste zin als volgt: “Ten behoeve van de interne en externe informatievoorziening kan de Raad van Bestuur zich laten bijstaan door een commissie” UNANIEM aanvaard.

Ø     1.5.3.  toevoegen “…zonder toestemming van de RvB”: UNANIEM aanvaard

Ø     2.2.2. tekstuele wijziging tweede zin: ‘Daarna..’ wordt vervangen door ‘In die periode…’ (voorstel Littera): UNANIEM aanvaard

Ø     2.2.3. vervallen: ‘Wie jonger is dan 18 jaar betaalt de helft’; de  laatste zin wijzigt:’… behalve bij aanmelding en toetreding als lid vanaf 1 september’: UNANIEM aanvaard

Ø     2.3.3. laatste gedeelte vervalt: UNANIEM aanvaard

Ø     2.3.5. (middengedeelte) zin vervangen door: ‘Clubs en leden mogen deze niet – noch rechtstreeks noch door bemiddeling of op indirecte wijze – verkopen aan andere clubs of aan leden van andere clubs’. Voorstel RvB: 11 tegen, 17 onthoudingen, 18 voor: dit voorstel wordt aanvaard. Voorstel LITTERA : 16 tegen, 15 onthoudingen, 15 voor: motie verworpen. De RvB zegt toe om hierover nog advies in te winnen bij de VSDC.

Ø     2.5 Toevoegen: ‘Ook vrijwilligers (niet NTSV-leden) zijn meeverzekerd gedurende de tijd die nodig is om mee te helpen op interclubs, kampioenschappen en de clubbekerwedstrijd. Het aantal kan worden beperkt per organisatie; dit wordt dan vooraf meegedeeld door de penningmeester aan de organisatie. De namen van de vrijwilligers moeten altijd voorafgaand aan de betreffende organisatie worden opgegeven aan de penningmeester’. UNANIEM aanvaard

Ø     2.6. Aanpassing namen: naam effectieve leden wordt: ‘vaste leden’ en naam administratieve leden wordt ‘voorlopige leden’: UNANIEM aanvaard. Toevoegen: ‘Voor transfers in de periode na indiening van de geactualiseerde ledenlijst tot  31 december van dat jaar geldt dat de betreffende speler voorlopig lid van de nieuwe club is gedurende het gehele aansluitende kalenderjaar’. UNANIEM aanvaard

Ø     3.2. Voorstel van Littera:  Toevoegen na ’…blind getrokken’: ‘na afroeping van het beurtnummer’: 4 tegen, 7 onthoudingen, 35 voor. Voorstel aanvaard.

Ø     3.10. Voorstel RvB: Toevoegen: ‘Overmachtsituatie: indien een officiële NTSV-organisatie ten gevolge van een calamiteit of externe oorzaak vroegtijdig moet worden beëindigd, wordt over de geldigheid van de wedstrijd door de RvB beslist’.  12 tegen, geen onthoudingen, 34 voor: voorstel aanvaard.

Ø     4.1.1. Geheel nieuwe paragraaf, mits met aanpassing eerste zin als volgt: ‘Ten behoeve van de organisatie en coördinatie van interclubs, kampioenschappen en de clubbeker kan de Raad van Bestuur zich laten bijstaan door een commissie.’: UNANIEM aanvaard.

Ø     4.1.4. enkele wijzigingen regelgeving IRK: UNANIEM aanvaard

Ø     4.1.5. Geheel nieuwe paragraaf, mits met aanpassing tweede zin als volgt: ‘Voor het toezicht hierop kan de Raad van Bestuur zich laten bijstaan door een commissie systeembeheer.’: UNANIEM aanvaard.

Ø     4.2.1. wijziging ‘sportbestuurder’ in ‘RvB’: UNANIEM aanvaard

Ø     4.4.6. Voorstel Littera: De vijf bestaande regels te vervangen door: ‘De organisatoren aanvaarden alleen NTSV-leden als deelnemers’, alsmede aanpassing § 4.4.8 met dezelfde strekking. 35 tegen, 2 onthoudingen, 9 voor: voorstel verworpen.

Ø     4.4.8. Toevoegen tekst die voorheen alleen in het Vademecum was vermeld: ‘De door het NTSV-vzw beschikbaar gestelde sponsorprijzen worden na de wedstrijd tijdens de proclamatie verloot onder de fysiek aanwezigen; deze prijzen mogen uitsluitend onder NTSV- en SBNL-leden worden verloot. Voor de andere prijzen kan de organisatie zelf beslissen op welke wijze deze verkocht of verloot worden’. Vervalt: ‘Wedstrijdprijzen en prijzen die verloot worden zijn cumuleerbaar’: voorstel UNANIEM aanvaard

Ø     4.4.11. Voorstel RvB: Toevoegen: ‘De nacontrole moet altijd worden gedaan met behulp van “Interclubjury” teneinde een uniforme verwerking in de rankings te garanderen’.,  26 tegen,  9 onthoudingen, 11 voor. Voorstel verworpen.
Voorstel Littera: ‘…”ICJ” of een ander gelijkaardig programma’ … ‘De resultaten van een rankinginterclub, zijnde het NTSV-nummer, de naam en de behaalde score van de deelnemers, moeten aan de rankingverantwoordelijke digitaal worden aangeleverd in een door deze opgelegde format’. 11 tegen,  7 onthoudingen, 28 voor. Voorstel Littera aanvaard.

Ø     4.8. Toevoegen : ‘…en de spelleider’, in samenhang met:

Ø     4.8.6. Nieuwe paragraaf toevoegen: ‘Vergissingen van de spelleider: Indien door gebruik van een verkeerd letterblokje tijdens de wedstrijd de letterverzameling van de spelleider afwijkt van de officiële letterverzameling zal in de beurt dat dit wordt geconstateerd de lettertrekking opnieuw gedaan moeten worden. De voorafgaande beurten worden echter niet meer hersteld, ongeacht het aantal beurten sinds de gemaakte vergissing’. UNANIEM aanvaard

Ø     4.9. Toevoegen tweede zin: ‘Dit is ook van toepassing indien de raadpleging plaatsvindt door middel van een gsm of andere apparatuur’. 7 tegen,  7 onthoudingen, 22 voor. Voorstel aanvaard.

Ø     4.10 Voorstel RvB: Nieuwe paragraaf toevoegen: ‘Reclameren over beslissingen: Een speler die van mening is dat er een verkeerde beslissing is genomen kan uitsluitend reclameren bij de wedstrijdleiding of de betreffende organisatie. Deze mag het desgewenst voorleggen aan de RvB voor advies’. UNANIEM aanvaard. Voorstel Littera (1) hierna toevoegen: ‘De organisatie dient binnen twee wekende beslissing mee te delen aan de betreffende speler’: 9 tegen, 9 onthoudingen, 28 voor. Voorstel aanvaard. Voorstel Littera (2): ‘Daarna kan de speler zich wenden tot de organisatiecommissie’: 18 tegen, 23  onthoudingen, 5 voor : Voorstel verworpen.

Ø     4.1.6. (Nieuw)Voorstel Littera en Et*Cetera :

‘Elke club krijgt de mogelijkheid om als gastheer te fungeren voor  het A-/B-kampioenschap, de clubbekerwedstrijd, het IRK, de interland en het NTSV-toernooi.

De RvB communiceert het budget waaraan de organisatoren zich moeten houden, en bepaalt tegen welke datum de kandidaturen moeten bekend gemaakt worden. Voor elk van de vijf voornoemde organisaties wordt een apart beurtrolsysteem opgezet. Vraag RvB: Wie wil voorgaande stelling opnemen in het Huishoudelijk reglement?:  22 tegen, 13 onthoudingen, 8 voor. De meerderheid wil deze motie dus NIET in het reglement opnemen. De RvB zal alle clubs binnenkort aanschrijven om de interesses te peilen.

De voorzitter sluit de vergadering om 17.50 u en bedankt alle aanwezigen voor hun inbreng.

Verslaggeving

Plaatsvervangend secretaris

Rita De Swaef.