Hier kunt U het gezipte verslag downloaden van de laatste bestuursvergadering en hier van de AV van 08 03 2008

Een tekstbestand van dit verslag kan U aanvragen bij de 

Vergadering RvB op 12 april 2008

Aanwezig: Henk Jongepier, Rita De Swaef, Mitt Donckerwolcke, Rita Meurrens.

1.      Goedkeuring van het verslag van de bestuursvergadering van 8 maart 2008.

Het verslag wordt goedgekeurd

2.      Bespreking verslag Algemene Ledenvergadering van 8 maart 2008.

·         Hogere deelnemingsprijzen aan ic’s voor SBNL – leden. De RvB is van mening dat het NTSV niet bevoegd is om te oordelen over de deelnemingsprijs voor SBNL – leden aan NTSV-interclubs. De betreffende organisaties mogen dit zelf bepalen.

·         Wat betreft het gastheerschap voor NTSV – organisaties zal een formulier worden opgesteld waarbij zal worden gepeild naar de interesse van de clubs om een organisatie op zich te nemen. In geen geval kan het gastheerschap voor de NTSV – organisaties die moeten doorgaan in 2008 nog gewijzigd worden aangezien het ook voor de RvB een onmogelijke taak is op korte termijn een vervangende geschikte locatie te vinden in geval geen aanvaardbare kandidatuur wordt ingediend.

·         A- en B -kampioenschappen gaan dit jaar in elk geval nog door in Oosterzele.

·         De vraag omtrent het onderzoek naar het  reglementair verkopen van beurtbriefjes staat nog op stapel.

3.      Financieel verslag door de penningmeester.

Na onderhoud van Mitt met het VSDC is de conclusie dat het NTSVvzw wellicht NIET MEER BTW-plichtig is, omdat we bijna uitsluitend  aan de eigen leden verkopen. Eens het akkoord van het BTW-kantoor wordt gegeven kan het BTW–nummer van onze gegevens worden geschrapt om verdere verwarring te vermijden.

Over een bijkomende bankrekening ten behoeve van de commissie organisaties bereiken we opnieuw geen consensus. Mitt dreigt met ontslag waarop Henk voorstelt een overlegvergadering te organiseren met enerzijds mijnheer Van Hecke van het VSDC en anderzijds de RvB in het bijzijn van Marc Seghers. Mitt weigert echter hierbij aanwezig te zijn en geeft daadwerkelijk haar ontslag als penningmeester.

Het financieel verslag wordt goedgekeurd.

4.      Instellen commissie ledenbestand.

Rita De Swaef gaat akkoord om als verantwoordelijke voor deze commissie te fungeren. Zij zal voorlopig in nauwe samenwerking met Bertrand deze commissie beheren. Oproep naar helpers.

5.      Voorstellen en evaluatie commissies:

·         Commissie organisaties: de RB beslist dat de selecties voor de interland zullen gebeuren op basis van de doorlopende ranking na de interclub van Mortsel. Marc Seghers kan dan een oproep richten ter bevestiging van deelname aan die clubs waar de mogelijke kandidaten toe behoren. Definitieve toezegging voor deelname aan de interland kan dan ingediend worden op de interclub van Chipka.

·         Commissie systeembeheer: evaluatie “interclubjury” na Tielt.  Als de problemen met computer China blijven aanhouden stelt de RvB voor dat dit toestel na de interclub van Mortsel naar de leverancier teruggebracht wordt voor grondige inspectie of eventuele vervanging. Deze periode lijkt het meest geschikt omdat voorzien wordt dat er in Destelbergen en Utrecht geen drie computers zullen nodig zijn voor de jurykamer. De drie toestellen moeten in elk geval terug beschikbaar zijn voor de interclub van Chipka. Henk zal de nodige afspraken maken met Marc Stepman.

·         Commissie informatie: tekst van Julien voor naverbetering interclubs met andere programma’s dan ‘interclubjury’. De RvB stelt voor aan Marc Stepman te vragen om ten behoeve van de gebruikers van andere verbeterprogramma’s een beschrijving te maken van de voorwaarden waaraan de uitslag moet voldoen om conform te zijn met die van ‘interclubjury’.

6.      Voorbereiding Interland

·         Organisatie Littera: De organisatie gebeurt zoals aangekondigd in Tessenderlo.  Littera verzorgt de zaalopstelling, de drank – en bordbediening en eventueel, zo zij het wensen, het aanbieden van een lunch. Voor dit laatste ligt de volledige verantwoordelijkheid bij Littera. Het NTSV zal hiervoor geen tussenkomst voorzien.

·         Programma van de dag:

De verwelkoming van de spelers in de zaal vangt aan van 9.30 tot 10 uur. De eerste lettertrekking gebeurt om 10u15.

Er wordt geen pauze voorzien tijdens de twee geplande wedstrijden.

Na de eerste wedstrijd (einde circa 12u 45) is er een lunchpauze tot 13u 45.

De tweede wedstrijd begint stipt om 14 u.

Onmiddellijk na het verwerken van de uitslagen volgt de prijsuitreiking.

·         Prijzen: zoals gebruikelijk is er de wisselbeker met daarnaast een tweede beker om te bewaren voor het land dat de overwinning behaalt.

Een aandenken wordt voorzien voor de individuele winnaars van beide wedstrijden.

Van beide landen worden de tien beste spelers gelauwerd met een prijs uit het sponsorpakket.

De wedstrijden zullen geleid worden door de voorzitter van het NTSV.

In de jurykamer zullen vier juryleden volstaan. Voor het bemensen van de jurykamer en voor de selectie van de Belgische spelers zorgt de verantwoordelijke van de commissie organisaties.

7.      Organisatienota vrijwilligerswerk.

Ook voor de vrijwilligers -niet-leden- die door clubs bij een organisatie worden ingeschakeld,  ontsnappen we niet aan de wettelijke registratiereglementering.

Er zal een formulier worden verdeeld aan alle clubs om zich in orde te stellen ten opzichte van de verzekering. We baseren ons voor dit formulier op een bestaand voorbeeld van het VSDC.

Er bestaat een wettekst waarin alle voorwaarden worden uitgeschreven waaraan  vrijwilligers en het vrijwilligerswerk moeten voldoen. Zoals alle wetteksten is ook deze zeer moeilijk in enkele verstaanbare zinnen samen te vatten. Er zal een korte toelichting verschijnen in een volgende Woordenaar met verwijzing naar de plaats waar geïnteresseerden de volledige tekst kunnen gaan vinden.

8.      Verslag OTC en verdeling van de JBT.

Het heropstarten van het Taalforum wordt besproken op de volgende OTC-vergadering. Meer informatie over taalzaken wordt vanuit de OTC ook via de Woordenaar verstrekt.

De bestelde JBT’s 2008 worden, zoals aangekondigd, verdeeld in Mortsel.

De voorziene voorraad werd niet opgebruikt zodat nabestellen nog mogelijk zal zijn. De prijs bij nabestellen zal echter het dubbele bedragen van de voorintekenprijs.

9.      Nieuw contactpersoon bij Mattel.

De gevolgen hiervan zijn nog niet gekend. De nieuwe (Engelstalige) contactpersoon bij Mattel heeft andermaal uitleg gevraagd over onze werking en het doel van de sponsorpakketten die Mattel tot nu toe heeft geleverd. Henk heeft alle gevraagde informatie aan de nieuwe contactpersoon doorgegeven maar hierop kwam nog geen antwoord, waarschijnlijk door vakantie van de vorige contactpersoon

10.  Varia.

De formulieren voor de griffie zijn in orde. Mitt overhandigt het dossier waarin tevens de officiële aankondiging van haar ontslag als penningmeester, zodat dit meteen in het Staatsblad kan worden opgenomen. Zij zal de lopende zaken afhandelen in afwachting dat er in haar vervanging  kan worden voorzien.

Rita Meurrens zal het dossier binnenbrengen bij de griffie van Veurne.

Einde van de vergadering:13u05

Volgende vergadering:zaterdag 14 juni.

Verslaggever:

Rita Meurrens

Voorzitter Secretaris.